仕事で心がけていること3つ

仕事で心がけていること3つ

あっという間に2月も終わりますね。
怒涛の年度末がやって来ます。
目の前の仕事に追われて、何やってるのかわからない、というあなたへ。

1. 提出書類は、締め切りより1週間前に終わるように計画する

例えば3月7日本社必着の書類。
あなたならいつ上司に決裁をもらいますか?

未だに郵送で送る我が社。
郵便事情を考えると3月1日には投函したい。
今年は2日と3日は土日ですしね。
となると、2月20日過ぎには直属の上司に書類を見てもらおう、と計画を立てます。

3月初めに決裁に出せばいいと思っていませんか?
上司もあなたの書類を最優先で見るわけではありません。
これ、7日東京必着です、と言われたら慌ててチェックしますが、心情は良くないです。
早く出してくれたらいいのに、と私だったら思ってしまいますから。
メールで送ってokならもう少し後にしてもいいと思います。
でも、余裕は大事!やり直しの時間が取れないと厳しい。

とはいえ、勝間さんの最新刊、勝間式超コントロール思考には、仕事が終わってても提出は締切日に出せと言っています笑
これは、できる人が余計な仕事を振られないようにという防御策でしょうねえ。

2. 面倒だけどすぐ終わる仕事を片付ける

今日、2月末が締め切りで受け付ける書類がありました。
合計で100人近くの人たちが出して来ました。
それも3分の1の人はギリギリに。
そして、コピーし忘れたから書類を一旦返して、と信じられないことをいう人が。
受付順番もぐちゃぐちゃになってしまうからやだなぁ。
しかも、すぐ書類が見つからないので、あとでと言ってしまったら。
その人、何回も催促に来ますよ。
その度に窓口で対応しなければならないため、面倒この上ない。
だったらもう、最初にやってしまいましょう。
面倒だけどすぐ終わる仕事です。
そして、来年は締切日をもう少し早めに設定するとか、よく間違えるところがわかったのなら、見本を作って注意喚起するとか、私ならします。

3. この仕事はどうしてこの書類が必要なのかを考える

私は、この提出物、なぜ必要なのかを考えます。
組織の全体がわからないと難しいですが、例えば
システム換装がある
4月に払う予定の準備をあらかじめ設定しておきたい
など上の事情が透けてみえることがあります。
あーだからこの書類が必要なのかと想像できます。

逆に言うと私は理由もなく求められる書類が大嫌い。
黙って出して、と上は言ってきますが、納得しないとやりたくない。
なぜ、がわかれば次の用意が想像できる。
先回りしておけば余裕が生まれる。
考える癖をつけること、大事ですね。

まとめ

  • 提出期限のある仕事は、締め切りの1週間前に終わるようにやる
  • 面倒な仕事こそ先にやる
  • なぜこの書類が必要なのかを考える

仕事を計画的に終わらせることができれば時短にもつながりますね。参考になれば幸いです。

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得子(なりこ)
得子(なりこ)です。このブログを運営している、大学生の息子を持つ働く母です。
2015年4月からMBA取得のため、仕事をしながら大学院で勉強しました。
2017年3月修了。MBAホルダーです。
2級ファイナンシャルプランナー技能士。
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